Pomimo postępującej informatyzacji i cyfryzacji, wiele dokumentów wciąż musi być drukowanych i przechowywanych w formie papierowej. To spory kłopot dla osób prowadzących działalność gospodarczą, a także dla osób prywatnych, które zobligowane są do archiwizowania wielu papierowych dokumentów urzędowych i innych. Aby ułatwić sobie zadanie, warto korzystać z różnego rodzaju akcesoriów biurowych, stworzonych z myślą o segregacji i archiwizacji dokumentów w wersji papierowej. Doskonałym przykładem takich akcesoriów są różnego rodzaju segregatory i teczki, dziurkacze i zszywacze. Pomocnym narzędziem w archiwizacji dokumentów może być również taśma spinająca, taśma klejąca – biurowa lub pakowa oraz wszelkiej maści kartony.
Segregacja dokumentów
Do segregowania dokumentów najczęściej wykorzystuje się segregatory, czyli rodzaj sztywnych teczek z mechanizmem pozwalającym na umieszczanie w ich wnętrzu kartek papieru lub przezroczystych koszulek foliowych na dokumenty. Zajmując się segregacją papierów, warto zaopatrzyć się również w dziurkacz oraz zszywacz. To pierwsze narzędzie pozwala wykonywać regularne otwory w kartkach papieru, dzięki czemu w sposób wygodny można umieszczać je później w segregatorach. To drugie urządzenie pozwala spinać ze sobą kilka kartek papieru i w ten sposób tworzyć zbiorcze pakiety dokumentów. Niestety zszywacze nie pozwalają spiąć ze sobą grubego pliku papierowych dokumentów. Jeśli chcemy to zrobić, możemy sięgnąć po taśmę spinającą lub taśmę klejącą. W tym drugim przypadku rozłączenie dokumentów może wiązać się jednak z ryzykiem ich przypadkowego uszkodzenia.
Archiwizacja dokumentów
Część starych dokumentów, które nie są nam już potrzebne, ale które ze względów podatkowych lub innych powinniśmy przechować jeszcze przez określony czas, możemy zapakować do odpowiednio opisanych kartonów i schować na dnie szafy lub ukryć w piwnicy. Żeby dokumenty się nie rozsypały, ściskamy je taśmą spinającą lub taśmą klejącą, najlepiej przezroczystą, biurową. Taśma spinająca wykonana jest z polipropylenu i w razie potrzeb możemy bardzo łatwo ją przeciąć, zyskując w ten sposób dostęp do archiwizowanych dokumentów. Jeśli dokumenty skleimy taśmą, na spodzie i wierzchu sterty takich dokumentów umieśćmy czyste kartki papieru. Dzięki temu nie uszkodzimy powierzchni archiwizowanych dokumentów, gdy będziemy chcieli odzyskać do nich dostęp, zrywając taśmę klejącą. Taśma spinająca lub klejąca przyda się nam również do zabezpieczania kartonów, w których znajdują się dokumenty. Dzięki niej przypadkowe otwarcie kartonu będzie niemożliwe.